Una giornata tipo

CUSTOMER SERVICE

Martedì. Ore 7.00.

Suona la sveglia, mi alzo e mentre faccio colazione la mia mente è già proiettata verso la prima attività che mi aspetta in ufficio.

Il giorno precedente, infatti, poco prima della chiusura della giornata, ho ricevuto dai colleghi dell'ufficio acquisti le informazioni necessarie per la formulazione di un preventivo richiesto con urgenza da un cliente. Esco di casa, per fortuna oggi non c'è molto traffico.

Entro in ufficio e, dopo un saluto ai colleghi, mi siedo alla mia postazione ed accendo il pc pronta a redigere ed inviare l'offerta urgente. Appena acceso il pc, squilla il telefono. Rispondo. Dall'altra parte della cornetta c'è uno dei miei colleghi Account Manager. Mi dice che uno dei clienti da lui seguiti sta per inviare una richiesta via mail che ha carattere prioritario: ha bisogno della risposta entro due ore.

Scarico la posta, ecco arrivare la mail. Capisco subito che per soddisfare la richiesta necessito del supporto dei colleghi dell'Ufficio Service: inoltro immediatamente la mail a loro sottolineandone la priorità.

Ritorno sul preventivo con cui avrei voluto iniziare la giornata, ma suona il telefono. I miei "piani" sono già stati stravolti un’altra volta. Ma è questo che adoro del mio lavoro: intervenire con efficienza senza annoiarmi mai.

Questa volta è un cliente che vuole conoscere lo stato di un suo ordine. Passo quindi la telefonata alle colleghe dell'ufficio Back Office che seguono gli ordini dei clienti.

Ritorno sull'oramai "famoso" preventivo. Ecco, finalmente è completo e posso inviarlo al cliente.

Il sistema informatico mi ricorda che tra 5 minuti ho una riunione "virtuale" che ha per oggetto una nuova funzionalità del sistema.

Nei minuti che mi separano dalla riunione, quindi, cerco di evadere alcune tra le richieste di preventivo più urgenti. Terminato il meeting, in cui ci siamo confrontati con i colleghi dei vari reparti circa le novità del nostro sistema gestionale, controllo la posta elettronica ed ecco tra quelle in arrivo la risposta dei colleghi dell'ufficio Service alla richiesta inoltratagli all'inizio della mattinata. Bene! Posso redigere ed inviare il preventivo al cliente!

È già ora della pausa pranzo, che oggi è più dolce che mai: è il compleanno di un collega del magazzino che ha portato una buonissima torta per tutti! Dopo la torta ed il caffè, pronti a ripartire con entusiasmo!

Squilla il telefono. Un cliente chiede se siamo ancora in tempo per effettuare una spedizione urgente oggi pomeriggio. Siamo "al limite" con i tempi necessari alla logistica per imballare la merce prima del passaggio dei corrieri, ma rispondo al cliente che faremo il possibile per garantire la spedizione. Pochi minuti e arriva l'ordine che inoltriamo alle colleghe del Back Office che chiamo al telefono per richiedere l'elaborazione della documentazione necessaria per processare immediatamente l'ordine. L'iter viene avviato e mi giunge prontamente conferma dal collega della logistica: l'ordine partirà oggi. Chiamo il cliente per rassicurarlo, ci ringrazia per aver soddisfatto la sua richiesta!

Ma squilla il telefono: è un collega dell'Ufficio Tecnico che mi chiama per una delle richieste inoltrate ieri.

Tra (tante) telefonate, (tante) mail ed un caffè, il pomeriggio sta per volgere al termine quando nella posta vedo arrivare l'ordine da parte del cliente a cui questa mattina ho formulato l'offerta richiesta grazie alla sinergia con il mio collega Account Manager. Conoscete un modo migliore per chiudere la giornata?

Esco dall'ufficio anche oggi sapendo di aver fatto il massimo per i nostri clienti: la stanchezza si fa sentire, ma quanta soddisfazione!

 

Simona Novo
Customer Service BIBUS Italia